目前，越來越多的企業開始關注流程。業務流程重組、業務流程優化、業務流程管理等詞眼也被企業界人士所熟悉。大家非常期望找到一些方法來梳理優化自己企業的流程，為了幫助企業解決以上困惑，本人結合在麥肯錫咨詢公司流程優化咨詢過程中所積累了的經驗和體會，合成文稿供大家分亨，希望起到拋磚引玉的作用，同時歡迎大家前來咨詢。
 
     一、業務流程優化與設計操作步驟
     第一步：成立組織
     1、企業首先要成立流程優化領導小組，組長一般由企業的第一把手擔任，負責動員和對重大事項的決策。
     2、領導小組下設日常工作小組，成員由流程維護部門的人員組成（流程維護可以由人力資源部、經營管理部、或者規劃發展部承擔），在流程優化過程中負責跟催與協調。
     3、流程日作小組組織成立流程編寫小組。編寫小組以業務系統為單位，根據部門間聯系的緊密程度，將企業劃分為生產系統（包含計劃、采購、生產、質量等）、研發系統（包含預研、研發、測試、試產等）、營銷系統（包含市場、行銷、銷售、售后服務等）……；不要以部門為單位，因為部門容易站在本位的角度考慮問題，而忽視部門間的銜接。
     3.1  編寫小組的組長由分管各業務領域的高層（總監或副總）擔任，因為其站得高看得遠，能夠提出優化的思路；如果沒有合適的高層擔任組長，可由入職時間較長的部門負責人擔任，要求其對企業的運作比較熟悉，責任心強，并且有一定的權威性。
     3.2  編寫小組成員由入職兩年以上的員工組成，要求其對企業的運作比較熟悉。 
     3.3  編寫小組人數可根據流程數量來確定，首先預估小組負責編寫的流程數量，再根據每人5條左右的標準分配（最好由流程執行人員負責編寫相應的流程）。
 
     第二步：流程優化與設計方法培訓
     1、日常工作小組負責聯系、挑選培訓講師，要求培訓講師有流程優化與設計實操經驗。
     2、培訓對象一般為流程編寫小組成員，但不局限于此部分人員，可以拓寬至所有主管級人員，有利于日后推行與維護。
 
     第三步：梳理流程清單
     1、培訓結束后，各流程編寫小組負責提煉本小組的流程清單。為了避免陷入細節，對流程一般這樣界定：如果完成某項工作需要跨部門、并且涉及三個職位以上人員。
     2、編寫小組在梳理流程清單前，要去了解與本小組有關的的制度、標準、規定等，因為很多流程隱含在這些文件里面。
     3、編寫人提出流程清單后，組長組織一起討論。討論的內容涉及流程的輸入（流程第一步）、輸出（流程最后一步）、流程責任部門（負責維護此流程的部門）、涉及部門、編寫人（見表一）
     一：流程清單

序號	流程名稱	輸入	輸出	責任部門	涉及部門	編寫人

     4、討論清單的時候，可以順便討論流程的步驟，便于編寫人更快的編寫初稿。
     5、梳理流程清單不局限于現有的流程，對于一些正在執行但沒有文字規定的，和沒有執行但應該執行的流程都應列入清單，這一部分流程需要設計。
 
     第四步：審核流程清單
     1、各小組提出流程清單后交與日常工作小組審核，審核時主要關注小組與小組間的流程是否有重疊或遺漏，是否有些流程可以合并。
     2、日常工作小組也可以組織編寫小組組長一起討論流程清單。
 
     第五步：描述流程現狀
     1、流程清單審核通過后，編寫人開始編寫流程初稿。切記，編寫人在此時不要穿插個人的思想。在幫助企業優化流程時，經常碰到編寫人在此時加入自己的思想，而沒有表現流程現狀，對下一步流程評估帶來一定的障礙。
     2、編寫人要根據培訓要求，采用規范的流程圖符號，不要憑自己的理解新增一些符號，那樣會導致不統一，容易引起費解。
     3、編寫人如果碰到不太熟悉的流程時，不要憑自己的感覺描述，而要去詢問相關人員，爭取描述流程全貌。
     4、碰到不知道如何用圖表示并行、交叉、分岔等情況時，要向熟練的同事詢問，爭取一次做對。
 
     第五步：評估現有流程并進行優化
     1、流程現狀描述出來后，編寫小組組長組織編寫人一起評估現有的流程，并進行優化。評估現狀時可以站在客戶、供應商、員工的角度，從時間、質量、成本和服務四個方面來分析現在的流程。


 
     舉例：
     --從客戶的角度：客戶從提出需求到獲得需求的時間是否過長？可否更快捷？如何縮減一些環節來提高效率？……
     --從供應商角度：供應商是否樂意與我們打交道？供應商能夠準確了解我們的需求嗎？供應商提供的服務/產品質量達不到我們的要求，是什么原因呢？……
     --從員工角度：完成這件事情是否可以更快捷？我們的內部客戶是否可以在更短的時間內得到他所需的東西？在哪些環節可以再壓縮一些時間呢？有必要設這么多審批環節嗎？員工有沒有覺得太繁瑣？……
     2、評估、優化流程時不單單要關注流程步驟，還要關注涉及的職位、表格，并且，要詳細描述每一步驟的操作說明，對每一步驟的時限要求、涉及的制度都要寫清楚，便于操作。
     3、優化流程時，要注意與其他流程的銜接、合并、拆分。
     4、優化流程時在站得更高、看得更遠，首先要明確該流程的目的、衡量指標，力求突破原來的框架。一般來說，如果企業內部人員無法突破這一點的話，可以邀請有經驗的專家提供指導。
     5、在討論過程中，如果新增步驟流向總經理、董事長，或者是刪掉了流向總經理和董事長的步驟，要將此流程記錄下來，到時候統一提交給高層審批。
 
     第六步：跨部門、跨領域討論
     1、編寫小組篩選出一些跨小組的流程，判斷是否需要邀請相關人員一起參與；如果某流程涉及到別的小組，但是他們只是被動執行，就無須跨小組討論。
     2、各組長組織本組成員、相關小組人員一起討論跨部門、跨領域流程。
 
     第七步：審核
     研討結束后，編寫小組進一步修改完善，然后提交給日常工作小組審核，日常工作小組主要審核格式，然后挑選一些關鍵流程和涉及到總經理或董事長的流程，提交給領導小組審核。
 
     第八步：進行試推行
     1、日常工作小組編寫試推行計劃，指導試推行工作，一般試推行為一個月。
     2、各編寫小組負責推行本小組的流程。小組先將流程分發給流程涉及部門，然后組織培訓，培訓完后進行考試，通過后才依照新流程執行。
     3、在試推行期間，各部門如果有意見或建議，將信息反饋至流程責任小組。
     4、流任責任小組不要一收到反饋就信息就馬上修改，那樣容易造成混亂，最好在推行一個月后集中修改。
 
     第九步：正式啟用
     經過試推行后的完善，正式下發執行。
 
     二、流程優化過程中注意事項
     1、在優化與推行過程中，高層要給予充分的支持與參與。流程優化是項復雜與艱巨的工程，需要高層不斷的打氣與支持，否則容易半途而費或者達不到優化的效果；而且在流程推行，往往最先打破規矩的是高層；如果想獲得優化，高層自己首先要堅持。
     2、小組組長一定親自參與優化。
     3、一切從流程優化的角度考慮問題，不要過多的考慮個人利益。流程優化時可能涉及到權限的變更、時限要求的壓縮等等，避免不了損壞一部分的利益，但是要想提高效益，必須從流程的角度考慮問題。
     4、流程優化是全員的事情，不是某個部門的事情。
     三、后續維護與完善 
     企業在發展過程中，隨時都有可能調整架構、變更職能，流程也會跟隨發生變化，因此流程需要不斷維護與完善。建議企業專門設置一個職位（可以是兼職）來維護流程。該職位的主要職責是：收集各部門對流程運作的意見與建議，考評流程執行效果，組織流程修改等。
     流程完善的職責還是要落在責任部門身上，只有穿衣服的人才知道衣服合不合身。