任何企業的知識管理變革都不是一蹴而就的，企業在變革之前需要擁有比較穩定的管理基礎和組織架構，而具體的實施中需要根據企業的實際情況來確定相應的步驟，論證好哪些功能可以先上，哪些需要后上；哪些業務可以通過系統來管理，哪些還需要通過完善業務后再移植到系統中等問題，對于研發型企業，尤其是我們所說的研究院類企業則尤其如此。相信通過各個系統間知識的流轉與協同應用，必能驅動這個企業像奔騰在原野中的列車，馳騁于知識密集型企業的最前沿。

某企業知識管理系統規劃案例

這里，我們通過國內某企業的協同/知識管理系統的規劃為例來共同探討一下企業知識管理系統的建設。如圖1所示其知識系統藍圖。

圖1 某企業知識管理系統藍圖

該企業未來的協同/知識管理系統主要由辦公管理平臺、知識管理平臺、交流協作平臺以及與其他應用系統的集成平臺構成。

（1）辦公管理平臺：主要由輔助辦公管理、個人事務管理、行政辦公管理、業務支持管理四大模塊組成。

輔助辦公管理：

會議管理——通過工作流的方式進行參加會議人員名單確定，安排會議室預訂，處理重要的與會人員的時間沖突等。對于會議議程、紀要、文件等會議相關資料的準備、編制、審批、發放、跟蹤落實、反饋情況等。

辦公用品管理——辦公用品的申請、批復、購買、領用、分發管理；調離員工的辦公用品清理的管理；對辦公設備的狀態、使用費用等相關事項的管理；辦公用品申請計劃；辦公用品領用；辦公用品統計等。

圖書管理——圖書清單、借閱管理；圖書統計和借閱統計。

車輛管理——車輛使用狀態；用車申請；用車審批；車輛日程安排等；使用費用等相關事項的管理。等等。

個人事務管理：

個人計劃管理——員工可在線填寫工作完成情況，可隨時了解上下級員工的工作計劃，并分配和接收任務。具備有界面友好的個人和部門日歷。

待辦事宜集成——通過將來源于收發文、會議管理等流程，等待自己處理的各種事務匯集在一個可直接進行處理的界面中，提高個人和整個工作流程的效率等。

行政辦公管理：

請示報告——申請包括會議申請、工作總結、立項申請、請假申請、出差申請等事務性工作請示，所有申請都必須由申請人先填寫申請表，然后經有關人員進行審批，最后才能進行各項活動（如休假、出差等）。請假申請應與HR人力資源管理系統集成，實時更新員工的休假、考勤記錄。

公文管理——實現文件、信息的流轉、審批、催辦督辦等功能，并對文件、信息處理情況提供了簡單易用的實時監控機制，方便實時掌握企業的工作情況。對公文流轉的流程進行管理，實現催辦、督辦功能；外出授權和秘書授權，避免因處理人外出導致流轉過程的中斷；提供公文內容及其流轉過程的歸檔處理功能；根據公文的密級設置不同的調閱審批流程，并記錄調閱相關信息。

收、發文管理——支持靈活的收、發文處理流程要素，包括擬稿、核稿、各級領導審核、會簽、辦公室審核、領導審批（簽發）、催、督辦、情況反饋、留檔備查等；支持多種類型、靈活的文件處理流程；支持留痕跡功能，使文件處理整個過程的信息可追蹤并易于理解。

提供文件格式（表頭、正文、附件、表單）的全屏設計功能，用戶可以根據需要隨時更改文件的使用格式。提供模版定制功能，對于文件中的數據格式可以定義，以方便進行不同系統中的數據導入工作。

預先提供大量公文的模板。支持手寫簽名批示、多級領導手寫會簽；支持電子印章，領導可蓋電子印章簽名。

業務支持管理：

合同管理——包括合同模板、合同擬訂、合同屬性分類、合同關鍵信息結構化表單、合同建立、合同變更、合同審批等；支持合同擬訂、簽訂、執行、評價等項目合同的全過程管理。支持合同擬訂、變更、支付申請等業務審批流程。

財務支持管理——實現網絡發票申請，申請流程綁定發票申請單模板，為財務部門的審核提供詳細信息。日后可實現網上報銷審批，電子報銷審批工作流審核報銷帳目的合理性，財務部門審核報銷單據的真偽性，分離報銷審核職能，節省審批時間。提供個人、部門的報銷統計信息，便于預算的控制。

（2）交流協作平臺：通暢的信息交流平臺是實施知識管理的基本保障，沒有通暢的交流協作平臺，企業知識仍然還是存放于各個部門的“知識孤島”。交流協作平臺的功能需求主要包括：集成電子郵件、協同傳遞、及時交流、企業新聞。

集成電子郵件——集成所內現有的電子郵件系統，在辦公平臺上收發內部的電子郵件（出于安全考慮，收發外部郵件在各部門的網吧中進行），提供標準郵件功能的系統，如POP3，SMTP，IMAP4等。提供基于Web的存取界面，和Portal的用戶能夠實現單點登錄。

協同傳遞——對研究所研發過程中的技術文檔進行項目組內部協同傳遞，同時，對跨部門的項目要能夠實現技術文檔的跨部門/跨系統傳遞。

及時交流——通過移動短信等手段可以實現研究所內部的及時交流，支持按部門群發功能；實時交流，并通過組織、部門、項目等定位實時交流對象，支持發送附件。

企業新聞——在系統首頁處放置企業最近的新聞、公告，便于員工了解企業發展現狀。也可根據需求，通過多級新聞公告目錄的方式，建立事業部級的新聞、公告界面，相關工作領域的工作人員可以通過導航目錄進入相關界面，了解部門信息。

（3）文檔與內容管理平臺：主要包括文檔發布、過程文檔、檔案、模版管理等以下幾個部分。

文檔發布管理——基于研究所《檔案管理制度》建立知識管理系統和文檔上傳管理制度，分級知識目錄來管理。可以分別對不同角色、不同目錄設置是否可以發布的權限，可以對不同目錄發布的文檔是否需要進行審批進行設置。

過程文檔管理——對于項目過程中所產生的中間過程文檔，通過建立知識文檔的分類體系來分別存放管理。過程文檔可加掛項目、知識領域等屬性，方便多維度的查詢。對于分級目錄，配合權限體系實現安全保密范圍內的最大程度的共享�？梢詮牟煌�目錄（維度）來訪問同一文檔，具備文檔查找的搜索引擎，可以搜索主題和正文，可以搜索附件（word、PDF、excel等）。

檔案管理——支持技術檔案在內的各類研究所文檔的歸檔、組卷、編目、查詢功能，支持多級目錄的文檔存檔方式，提供多種維度的查詢方式。支持知識產權、技術成果的分類與應用，提供知識產權、技術成果的生命周期管理，保證內部的知識產權能夠查詢、傳遞，方便共享，促進研究所內部技術知識產權的管理和應用，讓技術知識真正轉換成果和效益。

模板管理——匯總研究所各工作領域所需使用的文檔模板、表格等，對模板按照應用進行分類，便于日常工作中的調用。支持模板的制作、發布、更改、搜索等功能。

知識社區——虛擬化的協作空間，使相關人員能夠對某些共同感興趣的問題進行交流和協作，通過交流、協作促使隱性知識向顯性知識轉化。知識社區可根據知識領域劃分空間，支持匿名和署名發表的切換，支持審核后發表功能。

E-learning——支持同步教學、異步教學和自我安排學習。

競爭情報管理——配套管理規范和激勵機制，各個部門按照工作領域收集（政策類、市場類、競爭對手類、合作伙伴類等），定期收集、篩選重要的行業和技術情報，并轉化為有效的情報信息。對情報質量進行有效審核，并進行分類分級。

客戶/供應商信息管理——登記客戶/供應商資料（關鍵屬性：資質信息、經營范圍等關鍵屬性）、對客戶/供應商進行分類，并限定創建權限和信息建立規范，制定專門人員進行名錄的定期維護�？煞奖悴樵儤I務人員項目跟蹤情況、跟蹤業務往來及反饋登記情況，對客戶可按照不同屬性進行統計。

（4）管理駕駛艙：管理駕駛艙的實質目的是針對不同部門、不同主題的深度的數據分析、建模、圖形化展示，從而達到企業不同部門對業務的實時分析、預警、監控、決策的作用。

可以針對多個主題（定單主題、采購主題、物流主題、營銷主題、服務主題、財務主題、研發主題、戰略主題、知識主題等）提供基礎數據的多種統計、趨勢分析功能，為高層進一步了解企業現狀和制定決策提供基礎數據和決策支持。根據不同的角色去對應不同主題進行相關指標、信息、數據的展示，從而實現管理環境的E化。其管理駕駛艙愿景藍圖如圖2.

圖2 管理駕駛艙愿景藍圖