A公司是浙江省一家著名的電器制造公司。在一次咨詢服務中，其人力資源經理和部門經理反映了一些問題，比如公司時常出現員工抱怨不知道干什么？對工作的角色和內容經常產生沖突和誤解；重疊職責和職權，結果造成“努力”的重復和無效；挑選和錄用的員工與工作要求不相符合；績效考核時感到缺少依據，無從著手，培訓方案不適合工作要求，經常造成生產力和品質的降低等等。面對層出不窮的問題，大家都感到比較困惑：一方面問題需要有效解決；另一方面卻又找不到解決問題的工具和方法。怎么辦呢？

分析和診斷

A公司出現上述問題，在很大程度上是由于對某一職務的職能描述不清楚，如工作內容、職責及范圍、機構沒有書面描述清楚，并缺少向相應的人員作專項交待和培訓所致。應該說，職務是由許多主要職責在重要性與數量上相當的一組職位或崗位組成的。這些崗位或職位的性質、類別、環境、條件基本相似。所以職位和職務是兩個完全不相同的概念。一個公司中可以有若干個相同的職務，但不會有重復的職位位，否則便會形成職責或職權重疊的現象，并延伸其他管理問題。這是許多人力資源工作者和部門經理經常犯的錯誤或令其頭疼的問題。另外，如果公司員工對自己的工作內容、職權范圍不清楚，或者清楚了但沒有受過專門而正規的培訓，因而沒有掌握完成工作內容和任務的技能，也會加劇上述問題的出現。問題解決之道在哪里？A公司通過某企管顧問公司的咨詢服務，引進“職務說明書”這一人力資源管理工具，迅速而有效地解決了上述問題。

現將管理工具“職務說明書”的相關概念、程序和方法介紹如下：

（一）職務分析

。概念——一種對職務的設置目的、主要職責、工作內容、權限范圍、機構關系以及工作環境、工具準備、設備等做重要的文字說明的文件。進行科學而有效的職務分析是設計職務說明書的前提。

。程序——職務分析應遵循一定的程序。一般來講，首先應由專業人員運用一定的調查手段搜集職務信息，進行初步信息處理；然后進行職務現場考察和面談，進行第二次信息搜集和處理，最后根據正確而適應的信息設計職務說明書，保證了職務說明書符合職務要求和組織目標。方法——進行職務分析通常有五種方法：

1、工作特點分析法——主要明確工作的職務職責、種類和完成工作所需要的工具、資料、人員支持；特點分析要依據歷史資料、職務要求和組織目標三個要素進行。

2、員工特點分析法——“一個蘿卜一個坑”，適人適崗，人盡其才。運用專業的性格能力測試工具來考察員工的素質能力和潛質；還要對每一個員工的視力、身高、體重、知識結構、管理程度等了如指掌并作好書面記錄。

3、問卷調查法——問卷設計應邀請管理專家設計和制作，并由專家委員會進行信息分析和處理，并作出結論。這可以在較短的時間內收集到大量的信息，為職務說明書的設計準備資料。

4、職務工作日記法——一般作法是由任職人員自己記錄下每天工作和活動的內容。記錄沒有重要和非重要的區別。真實而全面的記錄可生動描述出工作的狀態，為職務分析準備有價值的原始數據和信息。職務工作日記堅持10天為最佳，天數過少積累的數據和信息不全面、不準確；天數過多工作量過大且會造成信息重復。

5、關鍵事件描述法——工作過程會經常出現或重復一些關鍵事件。在進行職務分析時要收集盡可能多的關鍵事件并進行定性描述。

特別要說明的是，職務分析是針對工作本身而不是針對某個具體的人，而且上述方法可交叉使用。職務分析完畢后即可設計職務說明書。職務說明書是員工管理、目標管理、職務評估、績效考核、理順管理流程的基礎工具。

（二）職務說明書

。職務說明書要解決的問題

1、描述職務目標——不同職務有不同的目標。描述職務目標遵循“3W”法，即為什么要設計本職務（目的）——why；職務有多大權力（職權范圍）——within；本職務主要干哪些工作（工作內容）——what. 2、確定職務職責——描述職務工作內容還遠遠不夠，還須要確定能保證工作內容高效完成的職責。職責要按照由主到次順序書寫，用關鍵詞描述所應擔負的責任。

常見的錯誤：描述語言比較模糊，讓任職者不知所以然；關鍵詞運用不當，混淆了職務間的區別；許多人力資源工作者和部門經理在設計職務說明書時往往不專業，也帶來很多問題。

。規范職務說明書要素

設計職務說明書最大的問題是格式、語言和內容不規范，給管理造成很大麻煩。一般來講，規范的職務說明書包含以下八個要素：

1、表頭格式——注明職務名稱、歸屬部門、級別、編號。由于職務說明書要由專業人員擬寫，并提交有關領導審核和批準，所以還要在表頭格式上注明擬寫人、審核人（部門）和批準人（部門）。

2、知識技能——描述某職務所需的相關知識和學歷要求、培訓經歷和相關工作經驗。為引起重視，還要指明為什么這些知識是必需的，例如某外資企業的職務說明書在尾條強調“具體上述知識技能有利于組織目標和個人目標的實現。”

3、復雜程度——工作有難易之分。該要素主要描述該職務對于一個合格員工來講，職務的難易程度。這主要從工作本身的性質、量、范圍、時效性等全方位考慮。

4、責任范圍——描述該職務所承負的主要責任和能夠影響的范圍。

5、實施管理——描述實施管理的性質、管理人員或員工性質。包括水平、類型、管理的多樣性、職務權限、直接和間接管理者的員工的層次和數量。這給職務任職者一個非常清晰的工作內容和管理范圍。

6、人際關系——根據職務在組織中的地位和協作職務的數量，描述完成此項工作需要與公司其他部門（人員）的聯系要求；描述相互關系的重要性和發生頻率，注明信息交流的渠道和發揮主體及影響度。

7、操作技能——描述完成該項工作對任職者的靈活性、精確性、速度和協調性的要求，所需要的技能水平。操作技能對于此項工作的重要性程度？技能應如何改善和提升。

8、工作環境——環境對工作影響很大。描述完成工作所需要的條件支持、工作環境對任職者精神和體力等方面引起不適和損耗的程度。任職者對工作環境的喜好厭惡程度及調整方法。

成功要決：以職務分析為主要依據，在設計過程中促成職務任職者和主管共同參與，與任職者進行一對一的溝通，而且要及時進行維護和跟進，對職務說明書的管理要有一定的保障制度。

職務說明書是公司進行人力資源開發和管理的重要國際工具，對于提高工作績效、績效評估、崗位培訓、規范管理流程、目標管理等都具有基礎性作用。我國相當比例的公司還不習慣于利用職務說明書來進行人力資源開發和管理，這對于公司的發展影響極為不利。期望越來越多的企業引進并利用“職務說明書”優化人力資源的配置，提高人力資源管理水平。