有效的溝通是提高企業組織運行效益的一個重要環節。實現管理溝通規范化，也就是通過把一種高效、科學的溝通技巧和方法作為一種管理人員的具體管理行為規范確立下來，讓每個管理人員都遵照執行。

認為溝通是很簡單的事，從而在管理溝通中不愿花精力、投入時間，準備不充分，實施溝通不慎重，必然不會有良好有效的溝通。

溝通本身就是與他人進行深層交往，并且具有明確的目的，是要通過溝通解決特定的問題。而任何一個溝通對象都是有自己獨立的利益和意志的人，投入精力，慎重地實施溝通，還不一定能夠達到理解和認同的目的。不慎重對待，這就必然難以獲得良好有效的溝通效果。所以，首先要有積極而慎重的態度，并在此基礎上，進行認真準備、嚴肅實施、藝術表達、用心傾聽和積極反饋。

認真準備的五個要求。

這是強調在進行特定的管理溝通時，要有充分的準備。其內容包括：

n 分析確定溝通對象的個人特征，包括利益特征、性格特征、價值特征、人際關系特征等，并把握其可能的態度；

n 認真準備溝通表達內容，盡可能做到條理清楚、簡明扼要、用語通俗易懂，并擬寫溝通表達提綱；

n 選擇恰當的溝通方式，即使是選擇面對面的溝通，也要事先確定溝通的方式，是直接告知，還是婉言暗示，是正面陳述，還是比喻說明，都要事先進行選擇和設計；

n 事先告之溝通的主題內容，讓溝通對象也為溝通做好準備；

n 在與溝通對象交換意見的基礎上，共同確立溝通的時間、時限和地點。

嚴肅實施的八個要求。

準備工作做充分了，也就為有效的溝通奠定了基礎。但要保證溝通的效果，在實施溝通的過程中還必須嚴肅對待，尤其是要注意避免以下問題的發生：

n 高高在上，難有平等的心態對待溝通對象；

n 對溝通對象不尊重、不禮貌；

n 以冷嘲熱諷的語氣與溝通對象講話；

n 正面反駁對方；

n 隨意打斷對方的講話；

n 心不在焉地聽溝通對象講話；

n 過于夸張的手勢；

n 否定對方價值的用詞。

藝術表達的11個要求。

所謂表達就是向你的聽眾闡述你的思想、主張、要求、建議，意在推銷你的觀念，發表你的見解，提出你的要求。

溝通不是簡單地用邏輯分析來說服對方，而是要用溝通對象自己所提供的事實，以及對方不能否認的事實，與對方個人的利益建立起直接的聯系，以誘導對方。在這里要絕對避免的問題是，把自己的觀點以雄辯的方式強加給對方，讓對方感到自己弱智或者輸理。

溝通的一個主要作用，就是向溝通對象傳達自己的想法和情感。這就決定了表達是溝通的最重要環節，因而使表達方式的選擇就顯得極度為重要。沒有藝術的表達方式，要達到良好有效的溝通結果也是不可能的。

藝術表達的要求如下：

n 從對方感興趣的話題入手；

n 從對方可以認同的話開場；

n 緊緊圍繞對方的利益來展開話題；

n 多提問，誘出對方的想法和態度；

n 以商討的口吻向對方傳達自己的主張和意見；

n 以求教、征求對方意見的方式來提出自己的建議；

n 注意力高度集中，盡可能多地與對方進行目光對接交換；

n 運用動作適中的身體語言輔助傳達信息；

n 借助有情節的表達，比如講故事，來闡述自己的觀點；

n 避免過多地使用專業術語；

n 適當地重復以強調溝通要點。