摘要：新形勢下人事檔案管理面臨著人事檔案管理的意識不足、檔案使用效率低、人事檔案公信力低以及從事人員配備不足的問題。為此，人事檔案管理工作必須對檔案管理制度進行完善，提高從事人員素專業素質，保證人事檔案的真實性，完善人事檔案管理的軟硬件設置，使人事檔案管理推向著現代化方向發展。

　　關鍵詞：人事檔案管理；問題；發展策略

　　人事檔案源于人事管理活動，是對職工績效與個人經歷的記錄。改革開放以來，我國人事檔案管理不斷向著制度化、現代化以及規范化的方向發展。同時，隨著人事制度的革新與企業管理方式的變化，傳統的人事檔案管理方式開始逐步顯現出一些問題與不足，影響著人事檔案管理的發展。因此，研究目前人事檔案管理存在的問題，并提出相應的對策，是當前新形勢下推進人事檔案管理工作不斷進步的必然要求。

　　1 我國人事檔案管理存在的問題

　　1.1 人事檔案管理的意識不足

　　人事檔案管理意識淡薄主要表現在人事檔案工作不被重視、相關設備配置低等方面。由人事檔案管理是一項服務性質的工作，它服務于企業的人事組織工作。同時人事檔案管理的對象眾多，工作量大，利用范圍相對較小。所以有一部分單位不重視人事管理工作，對工作所要求的軟件以及硬件設施配給不足。在日常工作中，人事檔案管理的主要內容是保管與儲存，其利用率偏低，利用人事檔案的意識淡薄。

　　1.2 人事檔案使用效率低

　　傳統的人事檔案管理方法依然是目前很多單位的人事檔案管理模式。在先關配備資源方面，存在管理手段落后，硬件設備投入低等狀況、人事檔案管理離現代化的管理水平還有很大差距�，F代化的計算機管理手段應用范圍小，只是起著輔助性的作用。沒有完善的檔案管理軟件以及高素質的管理人員，這樣檔案管理就不能為外界提供服務。在日常的檔案錄入工作中，人事檔案的具體數據等信息也未經有效核實。

　　在人事檔案的信息服務以及內外交流方面，由于傳統的人事檔案儲存方式為紙質載體，這樣就造成信息查詢的不便。人事檔案信息利用和開發的深度和廣度也因為其封閉性而受到制約。同時，傳統的人事檔案管理把檔案信息作為一種機密信息，對檔案信息進行嚴格的保護，這也一定程度上降低了人事檔案的利用效率。

　　1.3 人事檔案公信力不足

　　檔案記錄的真實性以及準確性是人事檔案發揮作用的基礎和前提。內容失真的人事管理檔案會嚴重影響檔案的公信度。由于一些單位的人事部門在進行材料審核時把關不嚴、檢查過少等因素，一些虛假的材料進入人事檔案中，這使得人事檔案的可信度大大降低。

　　人事檔案失真的具體表現為檔案記錄內容與實際狀況相差較大。人員信息更新不及時，在具體的記錄字段中，常常出現職務、工作、職稱缺失等現象。同時，有些單位的人事管理檔案比較注重歷史信息，在對人員信息的統計上過分注重政治歷史、政審材料等收集上。對于個人科研成果、工作業績等信息收集不完備。導致人事檔案無法為使用者提供所需信息的問題。

　　1.4 人事檔案人員配備不足

　　人事檔案管理對從事人員具有較高的專業性要求。中組部《干部檔案工作條例》中國明確規定："每管理一千人的檔案需配備1名專職干部，有業務知道人物的單位要配備相應的業務指導人員。"[1]但是，目前很多單位檔案管理從事人員配備過少，檔案管理者通常是兼職管理者，檔案管理只是他們的輔助工作。而且，目前人事檔案管理的很多從事者都缺乏檔案專業知識培訓。面對不斷增加的人事檔案規模，檔案管理從事人員數目相對過少，導致從事人員超負荷工作，其積極性以及責任心也會隨著降低。

　　2 新形勢下人事管理工作的對策

　　2.1 增強人事檔案管理的意識

　　人事檔案管理是一項重要的工作，它不僅需要從事人員積極地工作，還需要先關部門的大力支持。在軟硬件配備方面，人事檔案館應該作為重要的基礎工作得到上級領導部門的關注，為人事檔案館工作提供必要的人力和物力的支持。配備相關的工作設備與專業人員，為人事檔案管理提供良好的工作條件。

　　同時， 檔案管理工作人員要強化服務意識， 要具有奉獻精神， 勤勤懇懇， 兢兢業業， 切實提高自身素質和工作水平。找準檔案工作的切入點， 把人事檔案工作延伸到工作內部，積極探索人事檔案發展管理的新途徑和新方式[2] .

　　2.2 提高人事檔案的利用價值

　　人事檔案管理的利用價值通過為使用者提供有效準確、多層次多方位的信息資源而體現出來。這就要求檔案管理者對檔案記錄內容進行有效的整合，保證人事信息的完整性以及條理性。對各類信息進行有效分類，可以為使用者提供不同類型的人員資料狀況。突出檔案人員信息的績效考核、人力資源管理的作用。檔案管理人員應當隨時對數據庫進行維護和更新。充分發揮管理軟件靈活快捷強大的統計、查詢功能， 提高人事數據的查看和查詢速度， 并定期就年齡、學歷、專業、職稱、職務、專業培訓、各種專業技能人才等進行分析、匯總、統計[3].

　　人事檔案管理者工作還應該做好信息保密與信息使用之間的關系。一方面保證人事檔案資料的安全性，同時也要提供相應的信息服務。在保護的同時提高檔案信息的利用效率。

　　2.3 建立完善的人事檔案管理制度

　　完善規章制度是人事檔案工作健康發展的重要保證。在新形勢下， 為推動人事檔案管理的科學化、規范化進程，人事檔案工作要吸取以前的經驗和教訓， 繼承和發揚原來的規章制度中的科學合理部分， 結合實際， 建立一整套全新的合理統一的人事檔案管理工作模式， 同時健全人事檔案管理的各項規章制度， 一手抓目標建立， 一手抓制度落實。把重點放到制度落實上， 采取有效措施逐級抓制度落實[4].人事檔案管理工作需要進一步明確分工，保障具體的檔案工作有序進行。根據各部門的實際情況和特點制定不同的檔案管理制度。

　　2.4 加強計算機信息網絡管理建設

　　計算機網絡技術的迅速普及改變了傳統的信息管理方式。人事檔案管理引入計算機網絡技術也是新形勢下人事檔案管理的要求�，F代化的人事檔案管理要求采用高效的計算機管理模式，建立科學規范的人事檔案管理信息網絡。人事檔案的信息來源以及組織方法也必須不斷拓寬，現代計算機網絡技術具有高速、準確的特點，對提高人事檔案管理工作的效率有極大幫助。因此，人事檔案管理必須與計算機網絡技術相結合，充分發揮計算機網絡技術的推動作用。

　　2.5 加強人事檔案管理隊伍建設

　　人事檔案管理隊伍的建設主要體現在提高從事人員的素質上。一方面，要加強對現有人事檔案管理人員專業素質的培訓。從業人員的素質水平直接決定著人事檔案館工作的水平。人事檔案管理人員需要接受教育的學習觀， 通過專業培訓、在職學習、參加學術交流活動等方式，努力鉆研業務、不斷拓寬知識面、提高知識層次， 不斷提高自身素質和專業知識水平。在實踐工作中，要善于運用先進的管理技術和方法，提高工作質量。人事檔案管理人員還應該學會打破傳統的檔案管理思維，積極提供主動服務，以適應新形勢下人事檔案管理工作的需要。同時，人事檔案管理人員要樹立責任意識、奉獻意識、服務意識、保密意識，增強做好人事檔案工作的責任心和使命感， 盡職盡責管好用好人事檔案。

　　另一方面，要加強對優秀的具有專業知識經驗的人才引入。為人事檔案館工作提供充足的人力支持，保持管理工作的創新性預先進性，為人事檔案管理工作不斷注入新的血液。

　　新時期人事檔案管理工作需要與時俱進，不斷進步。人事檔案管理者以及相關部門必須協調一致，充分認識到人事檔案管理工作的重要性。開拓思維，加強人事檔案管理的規章制度建設與從事隊伍建設。通過科學的計算機網絡技術提高人事檔案管理工作的效率，提高人事檔案信息的利用效率，將人事檔案管理工作不斷推向新的發展。

　　參考文獻：

　　[1] 中共山東省委組織部干部調配處。 干部人事檔案工作問答[M]. 濟南： 山東人民出版社， 1996： 231.

　　[2] 黃雄。 事業單位改革與人事檔案管理創新[ J] . 中共福建省委黨校學報， 2003 （5） ： 26 - 28.

　　[3] 董麗華。對國企人事檔案管理與利用的幾點建議。山西檔案[J].2008（2）：35-36.

　　[4] 陳萍。 談干部人事檔案工作的發展策略[ J] . 蘭臺世界， 2007（4） ： 19 - 20.