如何做好入職的前期溝通
資訊 > 熱門 > 正文 927 楊良 2016-08-12 14:01:12

企業擬錄用員工，從接受企業的錄用通知書（通常被稱為Offer）到正式入職，會存在一個勞資雙方尚未建立正式勞動關系的空檔期。這個空檔期短則一兩天，長則一兩個月，特殊情況甚至會超過半年之久（一般對應于應屆畢...

企業擬錄用員工，從接受企業的錄用通知書（通常被稱為Offer）到正式入職，會存在一個勞資雙方尚未建立正式勞動關系的空檔期。這個空檔期短則一兩天，長則一兩個月，特殊情況甚至會超過半年之久（一般對應于應屆畢業生或企業的中高端人才）。我們可將處于這個空檔期的企業擬錄用員工稱之為企業的準員工。
 
企業一方在得到求職者對錄用通知書的確認后，都會調整相應的招聘配置計劃，并由人力資源部門與其他部門共同協作開展準員工入職前的一系列準備工作�？梢哉f，企業對準員工的成本投入從其身份確認的那一刻就已經開始了。
 
與此同時準員工并未立即擺脫之前的求職狀態，仍然有可能主動或被動獲得其他的工作機會。首先，準員工對新企業的認可程度非常有限，往往局限于招聘環節遇到的一些人和物；其次，企業在錄用通知書中通常不設置違約金要求或設置的違約金額較低，也客觀造成準員工Offer的違約成本偏低。因此，出現準員工手握多份Offer進行比較、繼而爽約重新選擇的情況也不足為奇。
 
一旦準員工沒有按錄用通知書規定入職，企業原定的各項計劃很有可能被打亂。企業的人力資源，應在準員工入職前就與之建立良好的溝通關系，將各類風險降至最低。
 
準員工入職前的空檔期，人力資源應特別做好以下幾方面工作：
 
一、入職前的定期溝通
 
準員工入職前的定期溝通，其目的在于及時了解其思想動態、離職進展和入職進度，幫助他們解決入職前的各類疑難問題，提升準員工對于新企業的認可程度和滿意程度。
 
對于空檔期較長的準員工，人力資源與準員工的溝通應保持每周一次的頻率。約定入職時間的前一、兩周，是準員工能否順利入職的關鍵時期，這段時間人力資源需保證與其至少進行每周兩次以上的溝通。
 
人力資源在每次完成與準員工的溝通后，應及時對溝通情況進行記錄（可參考下表）。
 
二、入職前的溝通要點
 
人力資源對準員工的溝通要點主要包括：
 
（一）提供并負責解釋入職所需的資料清單。
 
企業要求的入職資料通常包括：個人身份證明、學歷學位證書、職稱證書、職業資格證書、離職證明、健康證明、照片等。不同企業對這些材料的細節要求會有較大差異，人力資源應做好相關材料用途、辦理的解釋說明工作，就顯得尤為重要。入職資料清單可參考下表。
 
（二）指導準員工辦理在原企業的離職手續。
 
準員工在原企業辦理離職手續的過程中，難免會出現原企業或極力挽留、或有意拖延辦理時間、或設置審批流程障礙等各種復雜情況，準員工在應對這些情況時通常缺乏經驗、不能很好處置。人力資源可充分發揮自身在政策法規、企業制度、辦理流程等方面上的知識優勢，引導準員工順利完成離職手續。
 
（三）做好人資相關資料轉接及其政策解釋工作。
 
準員工在工作變動中涉及最多的問題包括：個人檔案轉移、社保公積金等轉移、工作居住證變更等。應屆畢業生身份的準員工遇到的問題，則可能會涉及到戶籍、派遣證、檔案、畢業生就業協議書（通常簡稱為“三方協議”）等問題。人力資源應準確掌握當地這些的相關政策法規的要求和具體辦理流程，使各項轉接工作得以順利進行。
 
三、入職前的溝通方式
 
與準員工的溝通，一般可以采用電話、郵件、短信、微信、QQ等方式，關鍵崗位的準員工則還可以采用面談的方式。溝通方式在選擇時應注意交叉靈活應用，切忌將溝通簡單形式化，做得不好會適得其反，成為對準員工的某種騷擾。
 
四、溝通情況的反饋
 
人力資源應定期將與準員工的溝通情況反饋給用人部門和相關部門，特別是發現準員工有爽約跡象、出現入職風險時應及時進行預警并啟動人員備選補充預案。
 
【小貼士】入職前期的溝通，即招聘跟進，是招聘錄用過程中常常被忽略一個環節。很多人力資源認為得到了求職者的Offer確認就萬事大吉，在準員工入職前不再主動與之進行任何接觸，被動地等待準員工來辦理入職手續。這種不對入職風險加以控制的做法，是出現入職爽約現象的重要原因之一。
 
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